ЛУЧШИЕ ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ДЛЯ NETSUITE

Программное обеспечение для управления документами (DMS) — это программа, которая позволяет сохранять, управлять, получать доступ, изменять и отслеживать электронные документы и изображения. Он помогает в безопасном хранении данных и обеспечивает удаленный доступ.

Каковы функции системы управления документами?

Существует множество различных функций, которыми обладают системы управления документами ( ДМС) предложение. Вот некоторые из наиболее распространенных и полезных функций:

• Возможность хранить документы в электронном виде:Это может сэкономить много физического места, а также упростить доступ к документам и обмен ими.
• Возврат/выписка: эта функция позволяет пользователям «заблокировать» документ, чтобы что только они могут вносить в него изменения, а затем «разблокировать» его, когда закончат. Это помогает избежать проблем с контролем версий.
• Управление версиями документа. Эта функция отслеживает различные версии документа по мере его редактирования, чтобы пользователи могли легко вернуться к более старой версии, если это необходимо.
• Индексирование документов:Эта функция упрощает поиск определенных документов в DMS.
• Архивирование документов. Эта функция позволяет пользователям хранить документы, которые больше не нужны или используются на регулярной основе, чтобы к ним можно получить доступ при необходимости. Архивирование документов может помочь сэкономить место и поддерживать порядок в DMS.

Системы управления документами также могут предлагать множество других функций, таких как управление документооборотом, управление печатью, управление электронной почтой, параметры поиска, электронная подпись, безопасность и интеграция с другими программными приложениями. Конкретные предлагаемые функции будут различаться в зависимости от DMS.

При выборе DMS важно учитывать конкретные потребности вашей организации и выбирать систему, которая предлагает нужные вам функции.

Тенденции рынка программного обеспечения для управления документамиСогласно отчету MarketsAndMarkets, рынок систем управления документами, как ожидается, достигнет 6,78 млрд долларов США к 2023 году с 3,09 млрд долларов США в 2016 году при среднегодовом темпе роста 11,17% в течение прогнозируемого периода.

Источник: MarketsAndMarkets.com

Сравнение лучших инструментов управления документами для Netsuite

Список лучших интеграций управления документами для Netsuite

Без дальнейших церемоний, приступим!

#1. Pairsoft

Лучше всего подходит для фрилансеров, малого и среднего бизнеса, а также для крупных предприятий.

Это один из лучшие инструменты для управления документами для NetSuite. Это позволяет вам управлять всеми документами в одном месте. Он предоставляет вам центральный репозиторий для ваших документов, что позволяет легко находить их и делиться ими с другими. С помощью Pairsoft Document Management for NetSuite вы можете:

• получать доступ к своим документам из любого места и в любое время
• Делитесь документами с другими
• Отслеживайте изменения в документах
• Контролируйте, кто может получить доступ к вашим документам
• Держите свои документы в порядке и своевременно обновляйте
• Это упрощает поиск и обмен документами, а также обеспечивает их упорядоченность и новейшая версия.
• Если вы ищете решение для управления документами для своего бизнеса, Pairsoft Document Management for NetSuite — идеальный выбор.
• Он предлагает все функции, необходимые для управления документами, и прост в использовании. использовать.

Функции

Вот некоторые из ключевых функций Pairsoft Document Management Solution:

• Его можно интегрировать с Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage, Dynamics 365 и Blackbaud.
• Автоматический сбор и хранение бизнес-документов. в безопасной облачной системе хранения данных.
• Он создает электронные процессы для ускорения утверждения счетов.
• Эффективно интегрируется в существующую систему ERP.
• Механизм оптического распознавания символов (OCR) PairSoft распознает счета-фактуры в различных форматах, включая PDF-файлы, электронные письма и отсканированные документы. Связать данные с соответствующей записью ERP очень просто с помощью технологии оптического распознавания символов PairSoft.
• Создайте организованный рабочий процесс AP для утверждения документов. С PairSoft каждый этап процесса осуществляется в цифровом формате, что ускоряет подписание документов, передачу документов и оплату.
• С PariSoft вы можете искать и получать документы одним щелчком мыши. Вы можете получать изображения документов, связанные с вашими счетами-фактурами, непосредственно в вашей ERP-системе, подключив PariSoft к вашей ERP-системе.
• Он защищает ваши данные независимо от объема или сложности системы.

Цены: свяжитесь с Pairsoft для получения подробной информации о ценах.

#2. Docupeak

Лучше всего подходит для предприятий, которым необходимо управлять большим количеством документов.

DocuPeak напрямую интегрируется с NetSuite, чтобы автоматизировать процессы утверждения документов, повысить доступность документов при сохранении информационной безопасности в серверной части и сократить ввод данных вручную.

Функции

Некоторые из Основные функции программного обеспечения для управления документами Docupeak включают:

• Оно надежно собирает и хранит документы компании в облаке.
• Оно автоматизирует утверждение счетов с помощью электронных методов.
• Ваша ERP будет полностью интегрированы и готовы к использованию прямо из коробки.
• Создайте удобный рабочий процесс AP для утверждения документов. С помощью DocuPeak каждый этап процесса осуществляется в цифровом формате, что ускоряет подписание, передачу документов и оплату.
• Программа позволяет искать и извлекать документы одним щелчком мыши. Вы можете получить доступ к изображениям документов, связанным с записями ваших счетов, не выходя из окна NetSuite, подключившись напрямую к NetSuite.
• Используйте механизм Smart Document Recognition (SDR) DocuPeak для сканирования и преобразования счетов в любой формат, включая PDF-файлы, электронные письма и отсканированные документы. С легкостью подключайте данные к правильной записи ERP.
• Убедитесь, что все изменения и утверждения в системе управления документами отслеживаются, чтобы своевременно обнаруживать ошибки и незаконные действия.
• Создавайте роли пользователей и групп, чтобы иметь контроль и видимость во время процесса утверждения.

Цены: свяжитесь для получения подробной информации о ценах.

#3. Box.com

Лучше всего для создания контента, совместной работы и управления им.

Box — это облачное Собственное решение для управления документами, упрощающее безопасную разработку и совместную работу над контентом с любых устройств, гарантирующее его адекватную защиту и управление, а также хорошо согласованную с интеграцией управления документами NetSuite. Пользователи могут легко добавлять файлы и управлять ими в Box с помощью интеграции с платформой NetSuite.

Box.com позволяет нам с легкостью хранить документы, делиться ими и совместно работать над ними. Программное обеспечение для управления документами также предлагает функции безопасности для защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

Box может помочь вам обрабатывать огромное количество документов в широком диапазоне форматов. Независимо от того, управляете ли вы небольшой группой критически важных документов для компании или работаете с документами, которые есть у всех, Box поддерживает управление контентом между командами, отделами и организациями.

Функции

Некоторые из ключевых функций Box Document Management Platform включают в себя:

• Подключите свой контент к остальной части вашего стека технологий с помощью более чем 1500 готовых интеграций и использования разработчика инструменты и API для подключения к Box в соответствии с уникальными требованиями вашей организации.
• Создавайте общие папки для приглашенных сотрудников, поставщиков и клиентов, чтобы они могли читать, вносить изменения и вносить свой вклад.
• Сделайте счета-фактуры, контракты, заказы на поставку и другие соответствующие документы доступными и делитесь ими при просмотре записей, чтобы улучшить производство.
• Используя мощные функции безопасности, соответствия и управления Box, вы можете обеспечить безопасность корпоративной информации.
• Сочетая все инструменты системы обмена файлами и передачи в едином безопасном решении для управления контентом, вы можете сэкономить время и деньги, устранив необходимость в нескольких службах.
• Замените дорогостоящие серверы облачным хранилищем; нет необходимости устанавливать или обслуживать аппаратное или программное обеспечение, а также нет дорогостоящих расходов на хранение.

Цены: План начинается с 15 долларов США за пользователя в месяц, минимум 3 пользователя

#4. DocuPhase

Лучше всего для компаний любого размера.

Docuphase — это более интеллектуальное облачное решение для управления документами, которое упрощает сканирование, хранение и поиск ваших документов. Он предлагает ряд функций, упрощающих хранение, поиск и обмен документами, а также отслеживание изменений и версий.

Функции

Некоторые из ключевых функций Программное обеспечение для управления документами Docuphase включает:

• С помощью искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения вы можете сэкономить время, автоматически назначая предопределенные теги и индексирующие фразы для входящих документов.
• Вы можете повысить надежность и безопасность своей платформы, используя облачный хостинг. Сократите нагрузку на ИТ-специалистов и расходы на оборудование, получив поддержку выделенного центра обработки данных.
• Сбор и обработка документов будут заменены более сложной технологией оптического распознавания символов (OCR), которая интеллектуально анализирует и распознает определенные данные из входящих документов.
• Вы можете Обеспечьте безопасность конфиденциальной информации с помощью гибких и легко настраиваемых методов безопасности. Установленные вами многоуровневые разрешения допускают различные уровни доступа.
• С помощью ключевых слов и настраиваемых параметров поиска вы можете быстро найти нужную информацию среди тысяч файлов.
• Все сотрудники вашей компании могут легко обмениваться информацией, создавая настраиваемые рабочие процессы, соответствующие вашим уникальным требованиям.
• Он доступен как в облачном, так и в локальном вариантах развертывания.

Цены: свяжитесь, чтобы узнать цены.

#5. Docuware

Лучше всего для малого и среднего бизнеса

DocuWare помогает вам оцифровывать, защищать и взаимодействовать с бизнес-документами, а затем оптимизировать процессы, лежащие в основе механизма вашей компании, с помощью облачного решения для управления документами и программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов.

Инструменты управления документами DocuWare помогают упростить процесс управления документами.

Возможности.

К числу ключевых функций системы управления документами Docuware относятся:

• Комплексное решение для управления документами, предлагающее широкий спектр функций для управления документами всех типов.
• Дружественный интерфейс, облегчающий навигацию и использование программного обеспечения.
• DocuWare собирает данные из самых разных источников. , что позволяет использовать автоматизированные процедуры импорта и индексирования, исключающие необходимость ручной работы.
• Он сортирует, распределяет и связывает данные для поддержки ключевых процессов принятия решений.
• Это приложение для создания команды предоставляет вашим сотрудникам инструменты, необходимые для выполнения работы и принятия своевременных и разумных решений.
• Возможность создавать собственные рабочие процессы и процессы в соответствии с индивидуальными потребностями пользователей.
• Встроенные функции безопасности, которые защитить документы и данные от несанкционированного доступа.
• Масштабируемое программное решение, которое можно легко расширить в соответствии с потребностями растущего бизнеса.

Цены: Свяжитесь для демонстрации

Часто задаваемые вопросы — система управления документами

Каковы преимущества системы управления документами?

Существует множество преимуществ использования системы управления документами (DMS).

– Решение для электронного управления документами (EDM) значительно снизить общие расходы, связанные с неуместными или утерянными документами, нарушениями нормативных требований, растратой бумаги и других ресурсов, а также стандартными ошибками при вводе данных.
– Это снижает стоимость бумаги. По мере роста стоимости бумаги использование решения на бумажной основе становится более дорогим. Таким образом, решение без бумаги сокращает расходы на бумагу.
Оно освобождает драгоценное физическое пространство и деньги, потраченные на повышение эффективности компании. Сокращение необходимости в дорогостоящих картотеках, коробках, ящиках для хранения и больших столах при сохранении важной информации экономит время и деньги.
– Возможности расширенного поиска экономят время, деньги и энергию вашей точки доступа и других команд.
– Повышенная безопасность ваших документов. В случае сбоя сервера облачное аварийное восстановление помогает защитить важные данные вашей компании и поддерживает комплексные усилия по аварийному восстановлению.
– Более эффективный поиск и извлечение документов.
– Возможность отслеживать изменения в документах. .
– Улучшенный контроль над тем, кто имеет доступ к вашим документам.

Какие виды бизнеса могут извлечь выгоду из программного обеспечения для управления документами?

Такие компании, как финансы и бухгалтерия, отделы продаж и маркетинга, организации здравоохранения, производства и многие другие, могут извлечь выгоду из системы управления документами.

Что делает программное обеспечение для управления документами?< /h3>

Термин программное обеспечение для управления документами относится к типу специализированного компьютерного программного обеспечения, которое позволяет организациям создавать документы и другую информацию в электронном формате. Он оптимизирует процесс управления документами и поможет внедрить основные методы работы с документами. Это также сокращает время и деньги, необходимые для поиска потерянных документов.

Зачем мне нужно программное обеспечение для управления документами?

Решения на основе бумажных документов дороги и сложны в обслуживании. Это может потребовать значительного пространства для хранения файлов. Кроме того, для подачи документа требуется время одного сотрудника, а для его получения требуется время другого сотрудника, когда ему нужен доступ к информации. Бумага также связана с ручными процедурами, которые увеличивают затраты, снижают производительность и приводят к большему количеству ошибок.

Программное обеспечение для управления цифровыми документами позволяет сохранять и извлекать элементы в цифровом формате, а также автоматизировать процессы.

Как автоматизировать процессы с помощью программного обеспечения для управления документами?< /h3>

DMS может помочь вам автоматизировать множество задач, включая создание, хранение и поиск документов. Кроме того, DMS также может помочь вам контролировать доступ к вашим документам, упрощая обеспечение безопасности ваших бизнес-процессов и уменьшая потребность в бумажных формах.

Заключение

Программное обеспечение для управления документами является важным инструментом для предприятий любого размера. Управляя своими документами в электронном виде, вы можете повысить эффективность, сократить расходы и защитить свои данные.

В этой статье мы обсудили лучшие инструменты для управления документами для Netsuite и сравнили их возможности.

Выбирая систему управления документами который интегрируется с Netsuite, вы получите доступ к таким функциям, как контроль версий, электронные подписи, отслеживание файлов, возможность поиска, совместное использование, возможности и безопасность.

Компании могут выбирать из множества различных инструментов управления документами в зависимости от своих потребностей. Некоторые популярные варианты включают Pairsoft, Docupeak, Box.com, Docuphase и Docuware.

Процесс исследования — управление документами для Netsuite.