atesting.ru Офис 11 функций таблиц google в помощь seo-специалистам

11 функций таблиц google в помощь seo-специалистам

Как работать с гугл таблицами: создаем документ

Теперь по шагам познакомимся с функционалом гугл таблицы для пользователя. Открываем “Гугл диск”, нажимаем кнопку “Создать” или на пустом поле правой кнопкой мыши кликаем, выпадает меню — выбираем “Google Таблицы”. На экране монитора открывается новый документ – таблица с пустыми ячейками, переименовываем так, чтобы стало понятно, о чем он.

Напишем название “Отчет по дням”. Рядом с названием документа стоит звездочка, кликаем и выделяем из длинного списка. Но, пока таблица одна, выделять не будем. Далее создаем папку, даем название и помещаем туда готовый документ.

Знакомимся с набором функций редактора, просматриваем меню. Встречаем “знакомых” из “Excel”, что делает работу приятной и легкой. Основное меню и контекстное в чем-то совпадают. Хотя список функций в “Эксель” намного шире, но даже того, что сегодня предлагает “Гугл”, хватает чтобы не чувствовать дискомфорта.

Форматирование таблицы для удобства работы

Создадим скелет нашей гугл таблицы с общим доступом, потом заполним мышцами, нервами в виде цифр и слов. На практическом примере разберем, как работают с такими документами.

Например, нужен отчет по каждому дню и количеству сделанных деталей заданных размеров

Также важно знать итог за день и за месяц по каждому размеру деталей. Первое с чего начнем — сделаем шапку таблицы, куда выносим:

  • дату;
  • наименование и размер деталей;
  • сами размеры;
  • итого за день.

В первой строке, где пишем наименование и размер деталей, объединяем ячейки, с помощью значка. Десятый размер шрифта не устраивает, увеличиваем до 14 и делаем жирным. Текст в ячейках, чтобы смотрелся четко и хорошо читался, выравниваем по центру, с помощью значка в контекстном меню, предварительно выделяем строку или столбец.

Шапку сделали понятной и функциональной, с учетом потребностей. По аналогии делаем любую другой вид гугл таблицы. Главное, чтобы в голове был набросок или эскиз, а по мере создания вносим коррективы.

Только когда поработали с таблицей, поняли, подходит или нет. Не устраивает количество, добавляем строки или столбцы, с помощью функции “Вставка”. Лишние столбцы, или строки убираем, с помощью кнопки “Изменить”, в выпадающем меню которой, заложены такие функции.

Заливка ячеек google таблицы

В работе с таблицами присутствует функция — заливка фона ячеек

Это нужно, чтобы подчеркнуть важность информации, содержащейся в ячейке. Или, чтобы скучный черно-белый цвет не угнетал, раскрашиваем с помощью заливки фона

Значок в меню помогает выбрать цвет.

Экран радует глаз разнообразием красок, работать приятно. Для официальных документов такую радугу не стоит применять, а вот для личного использования можно. Вот еще одна деталь, которая сокращает затраты времени при оформлении.

В графе “Дата” прописываем одну строку: 01.01.2019. Далее устанавливаем курсор на правом нижнем углу ячейки, на квадратике, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз столько, сколько нужно, останавливаемся и отпускаем мышь, даты проставляются сами. Таким же образом и заливку растягиваем на нужное количество ячеек.

Гугл таблицы, как закрепить строку и столбец

Когда таблица занимает экран монитора, работать становится тяжело. Строка с обозначением ячеек уходит с экрана, и приходится прокручивать колесико до оглавления. Чтобы этого не происходило, открываем вкладку “Вид”. В выпадающем меню выбираем “Закрепить” и далее по стрелке – одну строку или более. В документе нужно закрепить две строки, что и делаем.

Таким же образом закрепляем и столбец. Теперь, какой бы длинной не была таблица, постоянно на экране, перед глазами будут даты и размеры. Работа без закрепки строк и столбцов была бы некомфортной, а при сегодняшних размерах экрана планшета, смартфона — невыносимой.

Создание Гугл таблицы

Чтоб создать таблицу онлайн через Гугл можно пойти двумя путями. Отличается лишь путь создания документа, но финал (таблица) один и тот же.

Найти нужный раздел «Таблицы», а после кликнуть на «Создать» (или же знак +). Можно смело начинать работу. Для удобства пользователей портал предлагает вниманию шаблоны или макеты, по которым можно продолжить работу. Зачастую они оказываются полезными и упрощают некоторые действия.

  1. Drive: для этого способа нужно зайти в Гугл Диск со своей учетной записи. В утилитах этого сервиса найти пункт «Создать», а после из выплывающего списка выбрать пункт «Таблица». Таблица готова к использованию по вашему усмотрению.

Были рассмотрены способы создания google sheet. Оба являются удобными и не отличаются критически друг от друга, но какой из них применить, решать пользователям.

ЛОГИЧЕСКИЕ И ПРОЧИЕ

Перенос данных из любых листов одного и того же файла.

  • Описание: перенос данных из любых листов одного и того же файла (для Excel можно как переносить из листа одной книги в другой лист той же книги, так и из листа одной книги в лист другой книги).
  • Вид формулы: = «Название_Листа»! ячейка_1
  • Сама формула:=Data!A15 (Data — лист, А15 — ячейка на том листе).

Рисунок 20Рисунок 20.1

Суммирование ячеек с условием ЕСЛИ.

  • Описание: суммирование ячеек с условием ЕСЛИ (формула SUMIF).
  • Вид формулы: = SUMIF(‘Лист’! диапазон; критерии; ‘Лист’! суммарный_диапазон)

Рисунок 21Рисунок 22

Суммирование ячеек ЕСЛИ, множество условий.

  • Описание: сумма ЕСЛИ (с множеством условий).
  • Вид формулы: = SUMIF(‘Data’! диапазон_1&‘Data’! диапазон_2; критерии_1&критерий_2; ‘Data’! суммарный_диапазон).
  • Сама формула:=(ARRAYFORMULA(SUMIF((Data!E:E&Data!F:F);(B53&C53);Data!G:G)))

Рисунок 23Рисунок 23.1Рисунок 24Рисунок 24.1

Теперь приведем более интересный пример:

Рисунок 25

  • Описание: подсчет количества одинаковых цифр в больших массивах при дополнительных условиях.
  • Вид формулы: СЧИТАТЬ ЕСЛИ(‘Formula’! диапазон_A55: А61+’Formula’! диапазон_B55:B61; УсловиеА”Специи”+УсловиеБ”число от 1 до 4”; Лист”Formula’! диапазон_B55:B61)/УсловиеБ ”число от 1 до 4”)
  • Описание: вычисление процента специй.
  • Вид формулы: Количество*100%/Общее_количество
  • Сама формула: =F58*$G$56/F$56

Рисунок 25.1

Подсчет значений в объединенных ячеек.

  • Описание: формула для подсчета значений, в которых присутствует символ @.
  • Вид формулы: СЧИТАТЬ ЕСЛИ(В столбце F листа “Formula” есть текст с содержимым @).
  • Сама формула: =COUNTIF(‘Formula’!F65:F68; «*@*»).

Рисунок 26.

Подсчитывает количество чисел в списке аргументов.

  • Описание: подсчет количества ячеек, содержащих цифры без текстовых переменных.
  • Вид формулы: COUNT(значение_1; значение_2; … значение_30)
  • Сама формула: =COUNT(E45;F45;G45;H45)

Рисунок 27.Рисунок 27.1.

Подсчет количества ячеек содержащих цифры с текстовыми переменными.

  • Описание: подсчет количества ячеек, содержащих цифры с текстовыми переменными.
  • Вид формулы: COUNTA(значение_1; значение_2; … значение_30)
  • Сама формула: =COUNTA(E46:H46)

Рисунок 28.Рисунок 28.1

Подстановка значений при условиях.

  • Описание: подстановка значений при условиях.
  • Вид формулы: «=IF(AND((Условие1);(Условие2)); Результат равен 0, если условие 1 и 2 выполняется; если не выполняется, то результат равен 1)»
  • Сама формула: «=IF(AND((F73=5);(H73=5));0;1)»

Рисунок 29.Рисунок 29.1Рисунок 30

Формула «УБИЙЦА ДОКУМЕНТА».

Рисунок 31http://support.google.com/drive/bin/answer.py?hl=ru&p=spreadsheets_timeout&answer=2505921«Талмуд» по формулам в Google SpreadSheet

Диаграммы

В предыдущем примере нам достаточно было «на глаз» оценить показатели, чтобы понять: аудитория растет, при том почти равномерно. Но для работы с сотнями и тысячами показателей, беглого взгляда на цифры будет мало. Тут на помощь приходят диаграммы, которые преобразуют массив информации в понятную схему.

Google Spreadsheets предлагают такие виды диаграмм:

  • столбчатые;
  • линейчатые;
  • круговые;
  • точечные;
  • географические;
  • графики;
  • прочие.

Каждая из категорий имеет свои подвиды, есть также инструменты для создания блок-схем, лепестковых диаграмм других нестандартных решений.

Чтобы построить диаграмму, выбираем в меню «Вставка — Диаграмма». Поверх таблицы появится активное поле элемента, а в правой части экрана откроется меню «Редактор диаграмм». Выберите внешний вид графика, в поле «Диапазон данных» отметьте цифры, которые будут отражаться в виде графика, в нашем случае — столбец с количеством посетителей. В поле диаграммы появляется синяя линия, иллюстрирующая разницу между показателями. Значение оси Y автоматически подтянулось, исходя из разряда чисел. В поле «Ось X» выбираем столбец с номерами месяцев, после чего на диаграмме появляется сетка координат и можно сориентироваться, какому месяцу соответствует каждый показатель.

Google Tables Basics

Tables are the fundamental construct of the Google Tables product. They’re containers that hold structured data, i.e. ordered data recorded in rows.

Workspaces are collections of Tables grouped together. Tables can belong to multiple workspaces. When you open a workspace, you open all the Tables included in that workspace.

Columns in each Table are strongly-typed, meaning the data type you store in that column is predefined when you select the column type. This is different from a spreadsheet where you can store any type of data in any cell (unless you have data validation in place).

Views are saved versions of a Table with the data shown in a specific way. You can have multiple saved versions of a single Table, for example with different filters applied.

Что такое функция SPARKLINE

SPARKLINE (;) создает миниатюрную диаграмму внутри ячейки.

Данную функцию удобно использовать при анализе сезонности для наглядного отображения высокого и низкого сезона в нише.

Например, для категории «УЗИ аппараты» берем запросы «узи аппараты», «купить узи аппараты», «узи сканеры», «купить узи сканеры» (в идеальном варианте следует взять все релевантные категории запросы). Вытягиваем из Яндекс.Вордстат (для поисковой системы Яндекс) и/или Планировщика ключевых запросов от Google Рекламы (для Google соответственно) частотности данных фраз по месяцам. Затем суммируем частотность данных фраз в разрезе каждого месяца. В отдельном столбце задаем функцию SPARKLINE, в качестве диапазона данных задаем суммарную частотность по месяцам, а для параметров графика формируем отдельную таблицу (рекомендуем на отдельном листе).

В нашем примере диаграмма столбчатая, цвет столбиков — зеленый, а максимальное значение — голубое. Не забывайте фиксировать параметры графика:

На графике видно, что высокий сезон для данной категории — март-апрель и ноябрь, а низкий — с мая по июль.

Функция JOIN

Объединяет значения в массиве данных, добавляя между ними разделитель. Два обязательных аргумента: разделитель и массив (или одно значение). Самый просто пример использования ниже:

Какой самый простой способ объединения данных различных ячеек в одну? Для этого можно использовать функцию JOIN, которая объединит нужные нам ячейки, а с помощью разделителя придадим удобочитаемый вид.

Полная формула: » «A5:B5. В нашем случае разделителем является пробел. Растянем формулу на всю вертикаль таблицы и получим результат

С помощью JOIN можно «копировать» информацию из других ячеек в любой последовательности. Так же функцию можно использовать в связке с FILTER для того, чтобы получить все совпавшие элементы из столбца. Для примера возьмем другую таблицу на втором листе (лист «Пример2»)

Нам нужно посчитать квартальную выручку каждой пиццерии. Т.е. с помощью TEXTJOIN мы соединяем два параметра — месяц и выручку. В качестве диапазона данных (третий аргумент в функции TEXTJOIN) мы используем FILTER. Здесь мы использовали функцию TEXTJOIN (вместо «стандартной JOIN), чтобы избавиться от последнего разделителя в перечислении месяцев (столбец «Квартальная выручка»).

Полная формула: «, «TRUE$C$2:$C$24$B$2:$B$24G2» : «» «$D$2:$D$24$B$2:$B$24G2

Используем «Google Переводчик» для содержимого ячеек

Очень простая и удобная функция, которая реализована на популярном продукте «Google Переводчик». Она использует функцию =TRANSLATE и умеет автоматически определять язык исходного слова или выражения.

Чтобы воспользоваться переводчиком в таблице:

  • Выделите ячейку, куда будет помещён результат перевода.
  • Задайте функцию =TRANSLATE.
  • Укажите ячейку, контент из которой вам хотелось бы перевести.
  • Если функция не определит язык перевода автоматически, задайте язык исходного слова и язык результата.

Функциональности «Google Переводчика» в «Google Таблицах» достаточно даже для перевода фраз и предложений.

Нейминг

Многие забывают прописывать названия документов или относятся к этой части работы, как персонаж известного мультфильма: «И так сойдет!». Документов становится все больше и вот уже команда утопает в хаосе безымянных файлов, выискивая один-единственный нужный.

Называйте документы так, чтобы сразу найти нужный, стукнув кулаком по клавиатуре в четыре часа утра после бурной вечеринки. Шутка, конечно, но прописать ключевые слова в названии таблицы будет совсем не лишним. У нас в Ringostat такой шаблон оформления названий:

Что в документе / Зачем он нужен / Кому он нужен / Ключевые слова

Например, если оформить документ так, его можно будет найти, вбив в поиске любое слово, связанное с таблицами и оформлением:

Формулы

В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:

Для справки, в Excel их на сто функций больше. Если что-то очень нужное, как раз из этой сотни, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь можно создать функцию под себя!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Открываем редактор скриптов:

2. Набираем код функции:

function c100wN(x) {
x = x*100*1.4;
return x;
}

3. Сохраняемся.

4. Пробуем:

Этот пример функции очень простой, но вооружившись учебником по экономике/статистике/дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet делать вычисления высокой степени сложности и избавиться от необходимости платить за Excel.

P.S. В Excel тоже можно создавать пользовательские функции.

How much does Google Tables cost?

Google Tables is generally available to anyone with a Google account in the US at the moment.

Every country has different rules and norms around data privacy etc. so the team is starting in the US and will expand around the world in time. If you’re outside the US, you can express your interest via this form.

It’s currently a beta version, which means the product is still evolving and improving.

Free and paid tiers are available.

The paid tier costs $10/month and gives you additional storage, more tables and more bot (automation) actions. There’s a 3-month free trial of the paid tier, so you can try out all the features.

Как Создать Вашу Первую Формулу

Итак, мы только коснулись простого добавления данных в вашу электронную таблицу. Давайте рассмотрим простой пример использования формул и функций, которые используют данные в вашей электронной таблице и трансформируют их определенным образом.

Чтобы начать создавать вашу первую формулу, напишите знак (“=”) в ячейке. Затем, вы можете начать печатать формулу. Вы также можете начать печатать формулу в верхней строке, или ссылаться на другие ячейки, чтобы использовать их данные, например так = А1+В1.

Вы можете записывать формулы прямо в ячейке, или работать с данными, которые есть в других ячейках.

Вот несколько формул, которые вы можете использовать при работе с данными:

  • Элементарные математические операции , такие как +, -, *, и
  • Формулы для изменения текста, такие как =UPPER, =LOWER, или =TRIM (Испробуйте их на тексте, чтобы увидеть эффект!)
  • Функции для работы с датой и временем, такие как =TODAY, чтобы напечатать сегодняшнюю дату, или =MONTH чтобы напечатать месяц для конкретной даты.

Таблицы, достаточно дружелюбны и удобны. После того, как вы добавил формулу один раз, вам не нужно перепечатывать ее для каждой строки.  Просто наведите мышку на угол ячейки, а затем когда вы увидите значок “+”, щелкните мышкой и потяните вниз, чтобы распространить формулу на другие ячейки.

Вам не нужно писать одну и ту же формулу снова и снова, просто возьмите формулу и потяните ее вниз, чтобы применить ее к каждой строке.

Чтобы узнать полный список формул и функций, перейдите на сайт с официальной документацией Google. Посмотрите урок, ниже, где хорошо показано как работать с функциями и формулами в Google Таблицах.

Электронные таблицы Как Добавлять Формулы и Функции в электронных Таблицах Google Andrew Childress

Совместная работа над документами

Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.

Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.

Инструкция по блокировке ячеек

1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист.
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения.
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.

Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.

В ответ ему придет письмо со ссылкой на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.

К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц.

14. Как Создавать Профессиональные Графики в Google Таблицах

Когда вы приступали к изучению  Google Таблицы, возможно, вы задавались вопросом, а сможете ли вы строить красивые графики в этом приложении. Графики и Диаграммы — это две из самых популярных функции в таких
приложениях как электронные таблицы, по причине того, что они очень
помогают в понимании данных зрителем. Умело созданные диаграммы хорошо
помогают вам в том, чтобы поделиться своими находками.

И вам не нужно
далеко
ходить, а стоит посмотреть этот урок, который поможет вам
научиться строить графики в Google Таблицах. Вы используете данные в
своих Таблицах и создадите по ним, графики, которые помогут вашей
аудитории лучше вас понять.

Google Таблицы Как Создавать Профессиональные Графики в Google Таблицах Andrew Childress

Смартфоны и планшеты

Как и большинство продуктов поискового Гиганта, в мобильном сегменте Таблицы представлены в виде отдельного приложения. Установить его и использовать можно как на Android, так и на iOS.

Android

На некоторых смартфонах и планшетах, работающих под управлением «Зеленого робота», Таблицы уже предустановлены, но в большинстве случаев за ними потребуется обратиться к Гугл Плей Маркету.

iOS

Google Таблицы не входят в список предустановленных на iPhone и iPad приложений, но при желании этот недостаток можно легко исправить. Сделав это, мы с вами сможем перейти к непосредственному открытию файлов и предоставлению доступа к ним.

  1. Установите приложение, воспользовавшись представленной выше ссылкой на его страницу в Магазине Эппл, а затем осуществите запуск.

Ознакомьтесь с функциональными возможностями Таблиц, пролистав приветственные экраны, после чего тапните по надписи «Войти».

Разрешите приложению использовать данные для входа, нажав «Далее», а затем введите логин и пароль от своей учетной записи Google и снова переходите «Далее».

Последующие действия, как создание и/или открытие электронной таблицы, так и предоставление к ней доступа для других пользователей, осуществляются точно так же, как и в среде ОС Android (пункты 3-4 предыдущей части статьи).

Различие заключается лишь в ориентации кнопки вызова меню – в iOS три точки расположены горизонтально, а не вертикально.


Несмотря на то что с Таблицами от Гугл куда более удобно работать в вебе, многие пользователи, в том числе и новички, коим в первую очередь данный материал посвящен, все же предпочитают взаимодействовать с ними именно на мобильных устройствах.

СЖПРОБЕЛЫ – убираем лишние пробелы в начале и конце ключевых фраз

Сложность: низкая.

Функция СЖПРОБЕЛЫ (или TRIM) применяется для удаления лишних пробелов в ячейке.

Обратите внимание! Функция удаляет не все пробелы, а только в начале и конце ячейки. Пробелы между словами остаются

Применение

При сборе ключевиков в список семантики попали фразы, у которых могут быть лишние пробелы в начале или конце фразы. Чтобы быстро очистить весь список от таких пробелов, используем формулу СЖПРОБЕЛЫ.

Затем выделяем столбец с примененной формулой, жмем Ctrl+C и вставляем в первый столбец сочетанием клавиш Ctrl+Shift+V (специальная вставка, только значения).

Обратите внимание! При копировании ячеек с формулой копируется именно формула, а не значения. Если вставить скопированные ячейки обычным способом (без специальной вставки – Ctrl+V), то будут вставлены формулы, а значения потеряются

Поэтому при копипасте значений в ячейках с формулами используйте именно специальную вставку.

Как убрать двойные пробелы между словами

Это можно сделать с помощью обычной замены текста. Выделите нужный диапазон ячеек. Нажмите Ctrl+H. Во всплывающем окне в поле «Найти» введите два пробела, в поле «Заменить на» – один пробел.

Затем нажмите «Заменить все».

Инструмент заменит все двойные пробелы между словами на одинарные.

О том, как в один клик удалить лишние пробелы, спецсимволы и дубли слов в СЯ, читайте здесь.

Недостатки.

  • Работает немного медленнее, особенно при невысокой скорости интернет-соединения.
  • Сохранность документов зависит от сохранности вашего аккаунта в Google, потеряете аккаунт – можете потерять и документы.
  • Количество функций несколько меньше по сравнению с традиционным Excel, но для большинства пользователей их вполне достаточно.

О функциях и возможностях.

Список функций таблиц Google

В MS Excel функций на 100 больше. А теперь посмотрите, как этот кажущийся недостаток превращается в преимущество. Если вы не смогли найти знакомую и нужную для себя функцию, по это еще не повод отказываться от Google Sheet. Вы можете сами для себя создать нужную функцию, используя редактор скриптов (о нем мы поговорим чуть позже).

как вызвать редактор скриптов

Огромные возможности также дает использование языка программирования Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google). Для каждой таблицы можно написать отдельный сценарий (скрипт). Эти сценарии могут управлять данными в таблице, объединять разные таблицы, читать файлы, и многое-многое другое. Запускаются эти сценарии по определенным событиям, которые вы можете сами настроить (по времени, при открытии таблицы, при изменении ячейки) или просто по нажатию кнопки. Google Apps Script может связать Гугл таблицы со следующими приложениями:

  • Google Docs;
  • Gmail;
  • Google Translate;
  • Google Forms;
  • Google Sites;
  • Google Calendar;
  • Google Contacts;
  • Google Groups;
  • Google Maps.

Если вам не хватает каких-то возможностей в Google таблицах, то можно попробовать найти что-нужное среди дополнений. Страница с доступными аддонами открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения. Я рекомендовал бы присмотреться к следующим дополнениям:

  • Power Tools;
  • Remove duplicates;
  • Advanced Find And Replace;
  • Translate My Sheet;
  • Styles;
  • Merge Values.

Если же мы вас не сумели убедить, то напишите нам: Что вы такого делаете в Excel, что не можете делать в Google таблицах?

Советы по эффективной работе с Google таблицами:

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл таблицу (Google Excel) с общим доступов. Благодаря схожести интерфейса с Microsoft Excel — это очень полезный и простой в освоении сервис. Кстати, недавно я уже писал про другой похожий сервис от гугла, но уже представляющий собой аналог Microsoft Word. Вот ссылка на статью — «Как создать гугл документ с общим доступом».

Чуть позже я напишу еще одну статью об этом сервисе, но уже расскажу о том, как правильно интегрировать гугл документы на страницы сайта. По правде сказать, это достаточно просто сделать, но я никак не сяду и не изучу этот вопрос досконально. Особенно меня интересует, как правильно задать необходимые размеры и подогнать документ по габаритам страницы.

Ну ладно, поговорим об этом в следующий раз. Если вам вдруг стало интересно, как интегрировать этот сервис на свой сайт, подписывайтесь на обновления моего блога. До встречи в следующих статьях!